Privacyverklaring
1. Wie zijn wij
Ondernemersvereniging Waalsprong (hierna: "de vereniging") is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
- Naam: Ondernemersvereniging Waalsprong
- Adres: Terracottastraat 59, 6515 DD Nijmegen
- KvK-nummer: 40125586
- Contact (privacy): info@ondernemersverenigingwaalsprong.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
| Gegeven | Verzameld bij |
|---|---|
| Bedrijfsnaam (verplicht) | Registratie |
| Voornaam, achternaam | Registratie |
| E-mailadres | Registratie |
| Telefoonnummer (E.164-formaat) | Registratie |
| Lidmaatschapsstatus, start-/einddatum, verlengingsvoorkeur | Lidmaatschap |
| Facturen, factuurregels, btw, betaalstatus | Facturatie |
| Inschrijvingen op activiteiten | Activiteiten |
| Naam + e-mailadres van een uitgenodigde introducé/gast | Introducé-/gastuitnodiging |
| Aanwezigheid bij vergaderingen, actiepunten, notulen | Vergaderingen |
| Tijdstip en versie van akkoord met de voorwaarden | Registratie |
| Beeldopnamen (foto/video) tijdens evenementen | Evenementen |
| Naam en e-mailadres van relaties en nieuwsbriefabonnees die geen lid zijn (bijvoorbeeld gemeenten en partners) | Aanmelding voor de nieuwsbrief of persoonlijk contact |
| Of en wanneer een nieuwsbrief is geopend | Nieuwsbrieven |
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens.
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|
| Uitvoeren van het lidmaatschap (account, Connect, activiteiten) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en incasso van de contributie | Uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Online betaling van de contributie via een betaaldienstverlener (Pay.nl) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Wettelijke bewaarplicht van factuur- en administratiegegevens | Wettelijke verplichting (o.a. Belastingdienst) |
| Ledenadministratie en netwerkfunctie (adresboek) | Gerechtvaardigd belang en/of toestemming |
| Zichtbaarheid van contactgegevens voor medeleden | Toestemming (gegeven bij registratie) |
| Beeldopnamen maken en delen rond evenementen | Toestemming (gegeven bij registratie) |
| Anonimiseren van notulen via een externe dienst (zie §5) | Gerechtvaardigd belang / uitvoering overeenkomst |
| Nieuwsbrief en uitnodigingen aan leden | Uitvoering van het lidmaatschap |
| Nieuwsbrief en uitnodigingen aan relaties die geen lid zijn | Toestemming (aanmelding of persoonlijk contact); afmelden kan altijd |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang |
De bij registratie gevraagde toestemmingen worden auditeerbaar vastgelegd (tijdstip + versie van de voorwaarden) en kunnen worden ingetrokken. Toestemming kan ook worden gegeven in persoonlijk contact met een bestuurslid, bijvoorbeeld wanneer een lid een introducé meeneemt of iemand zich mondeling aanmeldt voor de nieuwsbrief. Wij leggen dan vast wanneer de toestemming is gegeven en bij welk bestuurslid.
4. Zichtbaarheid binnen de vereniging
- Publieke ledenlijst (openbare website): uitsluitend bedrijfsnamen, geen persoonsnamen of contactgegevens.
- Adresboek in Connect (alleen actieve leden): naam, e-mailadres en telefoonnummer van medeleden, op basis van toestemming bij registratie.
- Deelnemersoverzicht van een activiteit: uitsluitend bedrijfsnaam, voornaam en achternaam — geen contactgegevens.
- Vergaderstukken: geanonimiseerde notulen voor actieve leden; volledige notulen en de inhoudelijke agenda alleen voor bestuur en beheerder.
5. Verstrekking aan derden en verwerkers
Wij verkopen geen gegevens. Wij schakelen de volgende verwerkers/derden in:
| Partij | Doel | Bijzonderheden |
|---|---|---|
| WebsiteNazorg B.V. | Webhosting | Beheer van de hosting van website en database, inclusief back-ups. |
| Vimexx B.V. | Webhosting | Levert de serverinfrastructuur waarop website en database draaien. |
| Digishock B.V. | Websitebouw | Bouw en technisch onderhoud van de website. Heeft daarbij toegang tot de gegevens die de website bevat. |
| Microsoft | E-mail en bestandsopslag | De mailboxen van de vereniging en de opslag van documenten draaien op Microsoft 365. |
| MX-Relay | Verzenden van e-mail vanuit de website | Facturen, bevestigingen en uitnodigingen die de website verstuurt, gaan via deze verzenddienst. Die verwerkt daarvoor het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht. |
| n8n Cloud | Geautomatiseerd anonimiseren van vergadernotulen | Nog niet in gebruik. Wordt pas ingeschakeld nadat er een verwerkersovereenkomst is gesloten; notulen kunnen persoonsgegevens bevatten. |
| Pay.nl | Online betaling van de contributie (iDEAL e.d.) | Kiest een lid ervoor de factuur online te betalen, dan verloopt de betaling via de beveiligde betaalpagina van Pay.nl. Pay.nl host die pagina en verwerkt de betaling; de vereniging slaat zelf geen rekening- of kaartgegevens op (uitsluitend een betaalreferentie, het bedrag en de betaalstatus). Geldt zodra online betalen beschikbaar is. |
| Belastingdienst | Wettelijke bewaarplicht/afdracht | Wettelijke verplichting |
Telefonie/WhatsApp: in het adresboek staan bel- (tel:) en WhatsApp-knoppen (wa.me). Deze openen de eigen app van het lid; daarbij gelden de voorwaarden van die diensten.
6. Bewaartermijnen
- Factuur- en administratiegegevens: conform de wettelijke bewaarplicht (in beginsel 7 jaar).
- Lidmaatschaps- en contactgegevens: gedurende het lidmaatschap en een redelijke periode daarna; daarna verwijderd of geanonimiseerd, behoudens de wettelijke bewaarplicht.
- Beeldopnamen: zolang ze van belang zijn voor de verslaglegging en de promotie van de vereniging. Wie zichzelf herkent, kan altijd vragen een opname te verwijderen.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangscontrole op basis van rol en lidmaatschapsstatus, afgeschermde betaalgegevens (alleen de penningmeester), en beveiligde gegevensoverdracht. Online betalingen verlopen via de beveiligde, door Pay.nl gehoste betaalpagina; wij slaan zelf geen betaalrekening- of kaartgegevens op.
8. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering (behoudens wettelijke bewaarplicht), beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens, en op het intrekken van eerder gegeven toestemming. Verzoeken kunt u richten aan info@ondernemersverenigingwaalsprong.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De actuele versie is altijd via Connect en de website beschikbaar. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij de leden.
Versie 1.0 — vastgesteld op 15 oktober 2026.